Bijzonder Beheer 2.0 | Alles wat je moet weten

Bijzonder Beheer

De gids voor Bijzonder Beheer

En dan krijg je een telefoontje. De bank hangt aan de lijn. Jouw accountmanager vertelt dat de bank de afdeling Bijzonder Beheer bijschakelt en er komt een afspraak. Misschien zag je het aankomen. Toch blijft het schrikken wanneer het daadwerkelijk gebeurt. 

Wat ga je nu vertellen aan werknemers, klanten, collega’s? Bestaat het bedrijf binnenkort nog wel? Wat kun je nu nog doen?

Bijzonder beheer is niet meer vrijblijvend en je zult in actie moeten komen om het tij te keren. Misschien heb je jouw cijfers te laat doorgegeven. Of de bank niet goed op de hoogte gebracht of gehouden. Geven die cijfers aanleiding tot meer alertheid bij de bank? Immers zij zijn je financier van leningen of kredieten.

Geen zorgen! Ik help je. Ik vertel in dit artikel alles wat je moet weten over de afdeling Bijzonder Beheer en wat je kunt doen om uit deze benarde situatie te komen.

Wat is Bijzonder Beheer?

Deze afdeling komt aan tafel als de bank merkt dat er problemen zijn en dat deze problemen gedurende een lagere periode bestaan. De afdeling Bijzonder Beheer van de bank gaat over de financiële probleemgevallen binnen hun klantenkring.

Bijvoorbeeld kunnen tekorten op de rekening-courant aanleiding geven. Het kunnen problemen zijn met het nakomen van betalings- en kredietafspraken met de bank. Mogelijk dat er een faillissement of uitstel van betaling dreigt. Het eigen vermogen is onvoldoende of er zijn oplopende verliezen gemaakt. De zekerheden die de bank heeft gevraagd voor de financiering bestaan niet meer of zijn in waarde gedaald.

Daarnaast hebben banken een aantal criteria, al dan niet voorgeschreven door hun toezichthouder, DNB (De Nederlandsche Bank). Met deze criteria en regelgeving krijg je meteen indirect mee te maken.

In ieder geval heeft de bank op basis van haar informatie besloten om actie naar jou te ondernemen. De bank vindt dat jouw bedrijf is een verhoogd kredietrisico geworden voor hen.

Je kunt je het beste realiseren dat alles in feite op 1 ding neerkomt voor de bank: je hebt schulden aan de in de vorm van financieringen of leningen en de bank probeert het risico van deze uitstaande schulden voor de bank zo minimaal mogelijk te houden.

Andere benamingen voor Bijzonder Beheer

Iedere bank kan een verschillende naam hebben voor deze afdeling Bijzonder Beheer. Zo gebruikt:

Wat hoor je van de bank?

De meeste banken geven je de indruk je hun volledige support krijgt als je in zwaar weer terecht komt. Ze vertellen in hun brochures en op hun websites over hun afdeling Bijzonder Beheer, hoe e.e.a. werkt en de indruk ontstaat dat zij niet kunnen wachten om je te helpen jouw bedrijf weer gezond te maken.

In de kern moeten zij dat ook tegen je zeggen; immers de bank heeft en zogenaamde zorgplicht naar jou en jouw bedrijf. Soms heb je zelf niet eens het idee dat jouw bedrijf ongezond is.

Laat je echter niet in slaap sussen door deze toegezegde support. In de praktijk komt daar erg weinig van terecht. Banken hebben wel een structuur en vastgestelde stappen (deze lijken voor de verschillende banken erg op elkaar), maar die stappen wordt meestal niet gevolgd.

De bank stelt vast dat er een probleem is en zal veel informatie aan je vragen om hun systemen te vullen; het gebeurt regelmatig dat klanten de indruk krijgen steeds meer te moeten opleveren, terwijl het onduidelijk is wat de bank met deze informatie doet en waar het uiteindelijk toe leidt.

Het belang van de bank bij Bijzonder Beheer

Alles komt in feite op 1 ding neer: Je hebt schulden aan de bank in de vorm van leningen, financiering of hypotheken. De bank probeert het risico van deze schulden minimaal te houden. De steeds strakker wordende regelgeving zorgt voor een haast overdreven gedrag om risico’s te minimaliseren.

Financiële sitiatie verslechtert

Als de bank vindt dat het risico van het niet kunnen terugbetalen van de leningen en schulden te groot is, geeft de bank bij je aan dat zij niet voldoende perspectief zien in de toekomst van jouw bedrijf. Dat doet erg zeer. Het is jouw bedrijf en wie gaat daar wat over zeggen?

De bank heeft in dat geval het besluit genomen om de schulden uit te gaan winnen. De bank noemt dit het begeleiden van de goede afbouw van je bedrijf, maar realiseer je goed dat uiteindelijk het enige wat voor de bank telt, de zekerheid is dat je jouw schulden aan hen terugbetaalt.

Wat er in de praktijk gebeurt

Medewerkers van de afdeling Bijzonder Beheer van de bank willen met je in gesprek om de problemen te bespreken. Realiseer je goed dat dit in eerste instantie problemen zijn die de bank ervaart.

In dit gesprek zal de bank beoordelen of er voldoende verbeterpotentieel in jouw bedrijf zit om het tij te keren. De bank zal proberen de oorzaak van het probleem te achterhalen. Let op: de bank gaat zelf niet daadwerkelijk onderzoek voor jou uitvoeren. Dat moet je zelf doen. Je zult dus zelf moeten zorgen dat deze gesprekken goed en constructief verlopen.

Transparante communicatie en het aanleveren van actuele informatie is erg belangrijk in dit soort trajecten. Dit is nu juist iets wat de ondernemers die ik hierover spreek vaak als heel tegenstrijdig ervaren: “Als ik alles laat zien, maakt dat het probleem alleen maar groter”, hoor ik ze dan zeggen. Verlies echter alleen niet uit het oog dat het probleem in het bedrijf waarschijnlijk al langer bestond.

Met de gesprekken richting de bank is het belangrijk dat je zelf ook onderkent dat er een probleemsituatie is of dreigt. Misschien is niet alles helder voor je, maar probeer het niet te verdringen. Je kunt beter op eigen initiatief en proactief assistentie gaan regelen. Dat maakt dat je zelf niet alleen staat en ook een stukje rust kan ervaren dat er iemand vanuit jouw belang naar de sitautie kijkt.

Wat betekent Bijzonder Beheer voor jouw bedrijf?

Bemoeienis van de bank neemt toe

Je wordt overgedragen van het reguliere account management bij de bank naar Bijzonder Beheer. Je krijgt daar te maken met een specialist, die met je in gesprek gaat over de te nemen vervolgstappen. Deze specialist van Bijzonder Beheer wordt vaak bijgestaan door een financieel specialist van de bank en waarschijnlijk de oorspronkelijke account manager.

Vanaf nu worden jouw aanvragen, wijzigingen, etc. behandeld door de specialist van Bijzonder Beheer. Aanvragen voor extra krediet, hypotheken of verzekeringen worden ook zwaarder getoetst, omdat je in Bijzonder Beheer zit.

De bank begint meer informatie van je vragen

Omdat de bank scherper gaat letten op jouw dossier, wordt ook de wens van de bank voor meer inzicht en informatie in jouw bedrijf groter. Dus beginnen ze aan het hek te rammelen.

Het beste is om hier proactief op in te spelen, door je informatievoorziening op orde te brengen, voor zover dat niet al zo is. In de praktijk blijkt dat deze informatievoorziening of het gebrek hieraan, één van de redenen kan zijn dat je in Bijzonder Beheer terecht bent gekomen. Dus het verdient aanbeveling hier serieuze energie in te stoppen.

De kosten nemen toe

De kosten nemen toe - Bijzonder Beheer - Raimond Nicodem

Zolang je onder Bijzonder Beheer valt krijg je te maken met extra kosten. Deze kosten kan je natuurlijk missen als kiespijn, zeker als de performance van het bedrijf niet goed is. Daarom is het slim om zelf zoveel mogelijk de regie te pakken over aan te brengen verbeteringen. Deze advieskosten moet je zelf uitgeven, maar je zit zelf aan het roer waar de verbeteracties het meeste zoden aan de dijk zetten. Als het goed is, kun je met goede besluiten en daadkrachtig opereren deze extra kosten snel besparen of terugverdienen.

Dit zijn bijvoorbeeld kosten welke kunnen optreden:

Bijkomende kosten Bijzonder Beheer

  • Mogelijke (her)taxaties op aan de bank afgegeven zekerheden (pand, machines, etc.)
  • Verhoging van de rentetarieven (de bank moet extra kapitaal gaan aanhouden voor jou als verhoogd kredietrisico) en dat kost hen geld)
  • Advieskosten voor financiële- of juridische bijstand
  • Advieskosten van jouw eigen bedrijfsadviseur
  • Advieskosten van een verplicht in te schakelen adviesbureau.

Dit laatste gebeurt met name als de bank beoordeelt dat de situatie te ernstig is en men geen vertrouwen heeft dat jij als ondernemer dit zelf kan oppakken en oplossen.
In dat geval krijg je van de bank een lijstje met geselecteerde adviesbureaus, waar je er één van moet kiezen. De kosten van deze adviesbureaus moeten door jouzelf worden betaald.

Let op: Geadviseerde verbeteringen niet doorvoeren of te aarzelend zijn in je besluitvorming, levert je alleen maar extra kosten op. Immers, de verbeteringen die geld opleveren, blijven uit. Dit komt in de praktijk regelmatig voor, omdat een ondernemer te bang is om door te pakken.

Welke stappen zitten in Bijzonder Beheer?

Er zijn bij elke bank 4 belangrijke stappen aanwezig. De benaming van elke stap kunnen verschillen per bank.

Stappen in Bijzonder Beheer
Bijzonder Beheer 2.0 | Alles wat je moet weten 1
  1. Het gesprek
  2. Opstellen van een verbeterplan
  3. Uitvoeren van het verbeterplan
  4. Afronding

Hoe kom ik uit Bijzonder Beheer?

Het is belangrijk dat je ervoor zorgt dat het maximale gedaan kan worden om het traject met de bank zo goed mogelijk te laten verlopen. De praktijk toont echter aan dat dit erg weerbarstig is.

Uit Bijzonder Beheer

De bank zal aangeven dat, zodra zij beoordeelt dat het kredietrisico van jouw bedrijf weer ‘normaal’ is geworden én de verwachtingen zijn dat dit zo blijft, de overdracht van Bijzonder Beheer naar het normale Account Management plaats kan vinden.

Beëindigen van Bijzonder Beheer is een onduidelijk traject

In de praktijk is dit een onduidelijk en vervelend traject. Immers, de bank zal volledige zekerheid moeten hebben willen ze je laten gaan bij Bijzonder Beheer. Dat zal niet snel gebeuren. Banken hebben te maken met steeds strakkere regelgeving op risico in het algemeen, dat zij ‘voor de zekerheid’ dit moment kunnen uitstellen.

In dit soort trajecten maken mijn klant en ik hele duidelijke afspraken met de bank onder welke condities en voorwaarden het Bijzonder Beheer weer kan worden opgeheven. Dat is ook een belangrijk onderdeel van het verbeterplan. Die “exit” afspraken zijn belangrijk, omdat het in de praktijk veelvuldig voorkomt dat een bedrijf jarenlang onder toezicht van Bijzonder Beheer blijft. Dat laatste is voor niemand goed: niet voor je bedrijf (gedoe), niet voor de bank (duur) en niet voor jouw eigen gemoedsrust (stress).

Dit zorgt voor de beste optie om weer uit deze Bijzonder Beheer-situatie te komen.

Plan maken voor Bijzonder Beheer

De bank zal je vragen om een verbeterplan op te stellen. De bank noemt dat vaak een plan van aanpak. Ikzelf vind dat laatste meer een plan om een plan te maken. Een verbeterplan is duidelijk: wat moet er gebeuren om het tij te keren en wat levert dat op?

De bank kan wel wat tips geven, maar de bank gaat geen plan voor je maken. Dat is jouw verantwoordelijkheid. Dit verbeterplan wordt dan door de bank beoordeeld. De bank kan zelfs het plan ook willen aanscherpen, als de bank beoordeelt dat het plan onvoldoende resultaat zal bieden. Als dit plan in de ogen van de bank onvoldoende blijft, word je gedwongen om een door de bank aangewezen adviesbureau in de arm te nemen. Het spreekt voor zich dat je op dat moment een groot deel van de regie kwijt bent geraakt. Vermijden dus!

Daarna moet dit verbeterplan worden uitgevoerd.

Op basis van dit plan en het vertrouwen dat het ook uitgevoerd wordt, bepaalt de bank de continuïteit en het toekomstperspectief van jouw bedrijf. De bank zal verder regelmatig een afspraak met je maken om de voortgang van het verbeterplan te volgen.

Je kunt je het beste realiseren dat je dit verbeterplan niet voor de bank maakt, maar voor jezelf. Dit verbeterplan zal jouw bedrijf beter, efficienter en weer winstgevend maken. Het bijproduct is dat de bank krijgt wat zij graag ziet: een klant die zich aan de afspraken houdt en de betalingsverplichtingen nakomt.

Bijzonder Beheer voor proberen te zijn

Natuurlijk is jouw belangrijkste zorg om je bedrijf niet onder de zorg van Bijzonder Beheer terecht te laten komen.

Door je inzicht te geven van de belangrijkste speerpunten zijn om te zorgen dat jouw bedrijf niet op de radar komt van Bijzonder Beheer, kun je zorgen voor een betere en efficiëntere bedrijfsvoering. En uiteindelijk wil je dat natuurlijk het liefste.

Doorlichten geeft inzicht

Het kan handig en verstandig zijn om je bedrijf een keer te laten bekijken (analyseren) door een deskundige en neutrale buitenstaander; iemand die geen belang heeft om het bedrijf beter of slechter te presenteren. Een doorlichting geeft een uitstekend inzicht in waar de knelpunten zich bevinden en hoe deze kunnen worden aangepakt.Dit geeft dus meteen mogelijkheden tot verbetering. Deze analyse wordt in de praktijk een doorlichting genoemd.

Hoe lang duurt een doorlichting?

In gemiddeld een paar weken tijd (gemiddeld 3 weken) wordt je bedrijf van voren tot achteren bekeken. Dit geeft een uitstekend overzicht van wat het bedrijf doet, welke processen er van klant tot klant doorheen lopen en welke ondersteunende processen of -functies aanwezig zijn in het bedrijf.

Welke gebieden dekt een goede doorlichting af?

Procesmodel - Raimond Nicodem

Een goede doorlichting bevat altijd een samenhangende opdeling van de diverse type processen in je bedrijf:

  • Besturende processen
  • Primaire processen, Realisatie- of kernprocessen
  • Secundaire of ondersteunende processen

Oftewel, inzicht in Besturen, Realiseren en Ondersteunen.

Besturende processen

Besturende processen - Raimond Nicodem

Besturende (managementprocessen): plannen, controleren, evalueren en bijsturen. Tevens bevat dit de besturing van de procesontwikkeling zelf (verbeterprocessen).

Besturende processen creëren de omstandigheden waaronder de primaire processen en de secundaire processen werken. Externe betrokkenen (klanten, etc.) merken niets van Besturende processen.

De besturende processen transformeren informatie uit de omgeving in het beleid, definiëren het bestaansrecht en maken ambities concreet en bepalen de voorwaarden om deze ambities te realiseren.

Primaire processen

Primaire processen - Raimond Nicodem

Primaire processen (kern- / operationele- / realisatieprocessen) lopen altijd van klant tot klant. Vanaf het moment dat deze klant contact opneemt (via welk kanaal dit ook is) tot het moment dat de bestelling of dienst bij diezelfde klant op de stoep staat of geleverd wordt en de factuur heeft betaald. De primaire processen beschrijven op globaal niveau de dienstverlening, intake, behandeling en nazorg.

Deze primaire processen worden door externe betrokkenen (klanten, leveranciers, partners) geïnitieerd. Deze processen eindigen ook bij hen.

De producten en diensten van de realisatie processen zijn afgeleid van de missie zoals bepaald in het besturende proces.

Secundaire processen

Secundaire processen - Raimond Nicodem

Secundaire of ondersteunende processen zijn, zoals de naam al aangeeft, ondersteunend aan de primaire processen en de besturingsprocessen. Voorbeelden zijn: mensen, systemen en middelen (informatie, ICT, HR, faciliteiten, huisvesting en financiën).

Secundaire processen worden door het bedrijf zelf geïnitieerd. Deze processen zijn nodig om het bedrijf effectief en efficiënt te laten werken. Bij het ene deel van deze processen merken de externe betrokken niets. Soms betrekt het bedrijf externe betrokkenen (zoals klanten), bijvoorbeeld door debiteurenbeheer of inkoop.

Aanpak Doorlichting

Aanpak doorlichting - Raimond Nicodem

Procesdoorlichting is belangrijk om de volgende drie zaken te vinden en expliciet te maken:

  • Knelpunten in de organisatie: Deze vinden en voorstellen hoe deze te verbeteren.
  • Drivers: Bezien welke van deze drivers belangrijk zijn en wat hun uitwerking is in de performance van het bedrijf.
  • Excelleren: Bepalen waarin de organisatie moet gaan uitblinken om weer of beter winstgevend te kunnen zijn

Bijbehorend stappenplan

  • Vaststellen theoretisch kader
  • Opdeling in Besturen, Realiseren en Ondersteunen
  • Beschouwing beschreven processen
    Heeft het bedrijf de aanwezige processen goed in kaart gebracht, zodat snel getoetst kan worden of deze procesgangen ook zo doorlopen worden
  • Globale beschrijving van primaire proces
  • Globale beschrijving van secundaire proces
  • Gedetailleerdere proces flow
    Inzicht in het primaire proces en de knelpunten. Inzicht in het secundaire proces en de knelpunten
  • Analyse interactie mens-mens en mens-machine (systemen, etc.)
    Waar zitten de menselijke handelingen in en in hoeverre zijn deze geautomatiseerd (of te automatiseren)
  • Beschouwing van orderinstroom, ordersoorten, orderomvang en behandeling
  • Beschouwing van de directe en indirecte kosten, welke het uitvoeren van het primaire proces veroorzaken
  • Beschouwing van de directe en indirecte kosten, welke het uitvoeren van het secundaire proces veroorzaken
  • Financiële analyse op basis van huidige en historische gegevens
    Dit geeft in de regel goed inzicht in de negatieve of positieve trends
  • Strategie-assessment met onderbouwde kwantitatieve analyse
    Dit geeft tevens een beeld van de kwaliteit en effectiviteit van de Besturende Processen
  • Ontwikkeling oplossingsrichtingen en scenario’s

Conclusie

Hopelijk heb ik je iets gerust kunnen stellen in de voorbereiding van het gesprek met de afdeling Bijzonder Beheer. Beslagen ten ijs komen is niet gemakkelijk, maar wel belangrijk. Ik wens je alle succes.

Heb je nog vragen, of een tip nodig? Stuur me dan gerust een berichtje, of bel. Ondanks dat ik vervroegd gepensioneerd ben, help ik graag je bedrijf weer op de been.